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¿Tu empresa está lista para Verifactu? Conoce los plazos definitivos de 2027 para pymes y autónomos, las excepciones (SII, TicketBAI) y cómo elegir un software homologado para evitar la multa de 50.000€. Guía actualizada al RD 254/2025.
2025/11/25
En un entorno empresarial cada vez más digital y global, la transparencia en la facturación se ha convertido en una prioridad. Si usted es empresario, profesional o autónomo en España, seguramente ha oído hablar de la nueva normativa que ha revolucionado la gestión de ventas: el sistema conocido popularmente como Verifactu.
Esta obligación no es un simple cambio administrativo; es una modernización integral que busca garantizar la integridad y la trazabilidad de cada euro que factura, asegurando que sus registros sean inalterables y fácilmente auditables.
Adaptarse a la normativa Verifactu es un paso obligatorio, pero también una gran oportunidad. Al adoptar un software Verifactu certificado, usted no solo evita multas muy severas, sino que también alinea su negocio con los estándares de digitalización y transparencia que la economía actual exige, lo que a medio plazo se traduce en un ahorro de costes de cumplimiento.
Siga esta guía detallada para comprender exactamente qué se le exige y cómo puede asegurarse de que su negocio está listo para el futuro de la facturación.
Los términos VERI*FACTU o reglamento VERI*FACTU son la manera más extendida y coloquial (aunque técnicamente inexacta) de referirse al reglamento que establece los requisitos técnicos obligatorios para todos los sistemas y programas informáticos o electrónicos que utilice para sus procesos de facturación.
Este reglamento fue aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, en desarrollo del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (LGT).
En esencia, la ley obliga a que su Sistema Informático de Facturación (SIF) genere y guarde, o remita a la Agencia Tributaria (AEAT), un resumen de cada factura (completa o simplificada) en el mismo momento de su expedición. Este resumen, denominado registro de facturación, es la clave: lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como la huella digital (hash), la inclusión de datos del registro inmediatamente anterior (trazabilidad) y, en ciertos casos, una firma electrónica.
Nota sobre Regímenes Forales: Esta normativa aplica a todo el territorio nacional excepto a País Vasco y Navarra, que cuentan con sus propios sistemas tributarios y de control de facturación (como TicketBAI).
La Ley General Tributaria establece que su software de facturación debe asegurar seis principios fundamentales en sus registros: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
Los objetivos principales de la normativa Verifactu son dos grandes pilares:
La normativa Verifactu tiene una vocación de universalidad y se aplica a casi todos los que utilizan sistemas informáticos para facturar en sus actividades económicas.
¿Quiénes deben cumplir?
⚠️ Excepción importante: Quedan excluidos de esta obligación los contribuyentes que ya estén obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) (grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el REDEME), ya que estos ya remiten sus datos fiscales electrónicamente a la AEAT.
Debido a la complejidad y la publicación tardía de las especificaciones técnicas (Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre), los plazos de aplicación se han retrasado dos veces para dar margen de adaptación. El último aplazamiento queda reflejado en el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre 2025.
Los** productores de software** tuvieron un plazo máximo de nueve meses (que finalizó el 29 de julio de 2025) para adaptar sus productos. Si usted tiene un contrato de mantenimiento de software plurianual firmado antes de ese plazo, el sistema debe estar adaptado antes de las fechas límite del usuario final (2027).
Cabe a destacar que este plazo fue ajustado por el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril 2025 y posteriormente por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre 2025, los cuales modificaron el Real Decreto 1007/2023. Las modificaciones se realizaron, entre otras razones, debido a la tardía publicación de la Orden Ministerial que contiene las especificaciones técnicas.
Su Sistema Informático de Facturación (SIF) debe ser capaz de cumplir las obligaciones establecidas por la ley. El sistema que usted elija (ya sea un sistema comercial o la aplicación gratuita de la AEAT) debe garantizar las seis características esenciales de los registros.
La inalterabilidad es la garantía de que, una vez generado un registro de facturación de alta, este no puede ser borrado ni modificado.
Trazabilidad: El Encadenamiento Imborrable
La trazabilidad es el mecanismo que garantiza el cumplimiento de la inalterabilidad. Funciona como una cadena de bloques, donde cada nuevo eslabón verifica al anterior.
Para ello, cada registro (alta o anulación) debe contener obligatoriamente:
Si el sistema informático va a generar un nuevo registro, antes de hacerlo, debe comprobar que el último registro generado está correctamente encadenado. Si la integridad o la trazabilidad se ven comprometidas, debe activarse una alarma.
Además de la inalterabilidad, su sistema debe asegurar:
Para reforzar la integridad y autenticidad de los datos, los registros deben incorporar:
Diferencia clave entre modalidades: Si usted elige operar con un Sistema VERI*FACTU (es decir, el que remite automáticamente todos los registros a la AEAT), queda exento de la obligación de generar la firma electrónica, siendo suficiente con el cálculo de la huella o hash.
El SIF debe tener la capacidad de comunicarse electrónicamente con la Administración:
Es importante aclarar que la normativa que establece los requisitos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), comúnmente conocida como VERIFACTU (Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023), contempla dos modalidades principales de funcionamiento, una de las cuales es la de envío bajo demanda o la modalidad **"NO VERIFACTU"**.
Si utiliza el modo VERI*FACTU (Remisión Instantánea): La ley exige que la remisión sea continuada, segura, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
La opción "NO VERI*FACTU" se refiere al sistema informático que cumple con todos los requisitos técnicos internos de la Ley General Tributaria (LGT) y el Reglamento, pero no realiza la remisión automática e instantánea de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
1. Funcionamiento y Almacenamiento Local:
En esta modalidad, el sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados, pero los almacena internamente para que permanezcan inalterados.
2. Remisión "Bajo Demanda" (Requerimiento):
El sistema NO VERI*FACTU no envía los registros de forma instantánea, sino que tiene la capacidad de remitir la información cuando la Administración Tributaria así lo requiera formalmente.
3. Diferencia Clave en la Exigencia de Seguridad:
La distinción entre ambos modos radica en que los sistemas VERIFACTU, al remitir la información de manera continuada y automática a la AEAT, gozan de una presunción de cumplimiento por diseño y están exentos de la obligación de aplicar la firma electrónica (solo requieren el cálculo del hash). El sistema NO VERIFACTU debe aplicar la firma electrónica precisamente porque la información no se remite inmediatamente, y esta firma actúa como un mecanismo adicional de seguridad para garantizar la autenticidad e integridad del origen del registro almacenado localmente.
El uso de cualquiera de estas modalidades (VERIFACTU o NO VERIFACTU) es voluntario para el contribuyente. En ambos casos, el productor del software debe garantizar el cumplimiento mediante una Declaración Responsable.
Para un empresario o autónomo, la garantía de cumplimiento recae principalmente en la documentación que le proporcione el proveedor del software Verifactu.
La ley obliga a que el productor del sistema informático certifique que el producto cumple con toda la normativa (LGT, RD 1007/2023, y Orden Ministerial de desarrollo) mediante una 📘Declaración Responsable.
👉 Ver software Verifactu con Declaración Responsable disponible aquí
Esta declaración es su prueba de cumplimiento. No es opcional y debe:
Consejo Acción: Si su proveedor no le entrega la 📘 Declaración Responsable o no la tiene visible en el software, considere que ese sistema puede no ser legal, exponiéndole a sanciones graves.
La elección de un software verifactu se basa en dos modalidades voluntarias de cumplimiento:
Si usted es un pequeño empresario o microempresa, la Agencia Tributaria pone a su disposición una aplicación informática gratuita en modalidad VERI*FACTU en su Sede Electrónica. Esta opción facilita el cumplimiento, reduce los requisitos técnicos y facilita la asistencia tributaria.
La ley es contundente: la mera tenencia de un sistema informático que no se ajuste a la normativa (que permita manipular o no cumpla los requisitos de inalterabilidad y certificación) es una infracción tributaria grave.
Infracción por Tenencia:
El reglamento aplica al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas, sin importar si es una aplicación sectorial o un sistema generalista.
Cualquier programa contable o de facturación debe integrar la funcionalidad de generar el registro XML de alta simultáneamente a la factura.
Si el software es usado por múltiples obligados tributarios, debe ser capaz de comportarse como sistemas independientes para cada uno. Esto significa: gestionar registros de facturación y eventos de forma separada, generar cadenas de registros independientes y permitir la operación como VERIFACTU o NO VERIFACTU para cada contribuyente por separado.
Dado que la ley aplica a las facturas simplificadas (tíckets), los TPVs utilizados en hostelería, retail o cualquier negocio minorista deben ser adaptados.
El TPV debe:
El Código QR:
El código QR es obligatorio en las facturas expedidas por SIFs y debe tener un tamaño visible (entre 30x30 y 40x40 milímetros) y seguir la norma ISO/IEC 18004, estos requisitos están establecidos en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. El QR contiene información clave de la factura (NIF del emisor, número, serie, fecha y total). Su función es permitir al receptor verificar los datos con la AEAT.
Si el TPV es un sistema opera en modalidad VERI*FACTU, la factura o tícket debe llevar la frase visible: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”. Si el TPV opera en modalidad NO VERIFACTU solo es obligatorio el código QR.
Si su empresa utiliza un ERP (como SAP o Dynamics) para la gestión integral, el requisito aplica al componente principal que implementa las funcionalidades de expedición de facturas. Si el ERP soporta la facturación de varios obligados tributarios, debe garantizar la diferenciación de la información de cada contribuyente y generar cadenas de registros independientes.
Cualquier sistema especializado que cumpla la función de emitir el documento final de venta (factura o tícket) debe integrarse en la normativa. Esto incluye las aplicaciones de:
Todas estas aplicaciones sectoriales deben garantizar el funcionamiento de un Registro de Eventos inalterable para auditar cualquier interacción con el sistema.
Para asegurar una transición exitosa a la normativa Verifactu, es fundamental evitar estos fallos que pueden acarrear sanciones de 50.000 euros.
Este es el error más grave y directo. La mera tenencia de un software no certificado o que permita la manipulación es una infracción grave.
📘 Ver software Verifactu con Declaración Responsable disponible aquí
Aunque su software verifactu garantice la inalterabilidad mientras los registros están en el sistema, usted sigue siendo responsable de la conservación, accesibilidad y legibilidad durante el plazo legal.
Este error solo aplica si ha optado por la modalidad VERI*FACTU (remisión instantánea). El sistema debe ser capaz de garantizar la continuidad del envío.
La elección del software Verifactu es una decisión estratégica. Debe buscar una solución que le ofrezca tranquilidad legal y que se adapte a sus procesos de negocio.
Antes de firmar un contrato o renovar su sistema actual, pida claridad sobre estos puntos clave:
Un software Verifactu eficiente debe ir más allá del cumplimiento básico para facilitar su gestión diaria:
La ley se ha diseñado para fomentar la competencia entre soluciones tecnológicas, lo que debería ayudar a reducir los costes de adopción.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu para autónomos? Para los autónomos, la obligación comienza el 1 de julio de 2027.
¿Puedo seguir usando Excel para facturar? No, a partir de la fecha de entrada en vigor, el uso de Excel o Word para emitir facturas estará prohibido y sancionado.
¿Cuál es la multa por no tener software certificado? La sanción por tenencia de software no certificado ("de doble uso") es de 50.000 euros por ejercicio.
Para redactar este artículo se han usado las siguientes fuentes oficiales:
Ley 11/2021, del 9 de julio 2021
Real Decreto 254/2025 (primera modificación de plazos)
Real Decreto-ley 15/2025 (segunda modificación de plazos)
Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU
Preguntas frecuentes (FAQ) Agencia Tributaria
La normativa Verifactu es la "caja negra" de su negocio. Así como el software de navegación de un avión registra cada detalle de la ruta en una secuencia inalterable y segura, su software Verifactu debe registrar cada venta y cada corrección en una cadena digital (la trazabilidad) sellada con una huella (hash). Su misión es garantizar que los registros son completamente fiables, protegiendo así la base imponible y modernizando la gestión de su empresa antes de las fechas límite de 2027.
Información actualizada a 3 de diciembre 2025. La normativa puede sufrir modificaciones. Recomendamos consultar siempre la versión vigente en la Sede Electrónica de la AEAT.
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