Ya sabes qué es Verifactu y que, muy probablemente, tu negocio debe cumplir con esta nueva normativa. La teoría está clara. Ahora vamos a lo importante, al día a día: ¿qué tienes que hacer exactamente para adaptar tu facturación y evitarte problemas o futuras sanciones?
Esta es tu hoja de ruta. Una guía práctica para pasar de la preocupación a la acción, asegurándote de que tu empresa cumple con todos los requisitos.
Paso 1: Revisa tu Sistema de Facturación Actual
Antes de tomar cualquier decisión, tienes que saber de dónde partes. Pregúntate con total honestidad: ¿cómo estás facturando ahora mismo?
- ¿Usas un software de facturación específico? Si es así, la primera acción es contactar con tu proveedor. Pregúntale directamente: "¿Vuestro programa cumple con los requisitos del Real Decreto 1007/2023?". Su respuesta determinará tus siguientes pasos. Un proveedor serio ya debería haberte comunicado su plan de adaptación.
- ¿Facturas con herramientas como Excel o Word? Lo sentimos, pero esta forma de trabajar tiene los días contados. Estos programas no pueden garantizar la integridad y la trazabilidad que exige la ley. Necesitarás migrar a un software de facturación que sí lo haga.
- ¿Usas una caja registradora o un TPV? Deberás asegurarte de que el fabricante o el software que lo gestiona se actualice para cumplir con la normativa Verifactu.
Paso 2: Entiende los Requisitos Técnicos (traducidos para ti)
La ley habla de muchos conceptos técnicos, pero en la práctica, se resumen en estas tres novedades que verás en tus facturas y en tu sistema:
- El famoso código QR: A partir de ahora, cada factura, ya sea completa o simplificada (lo que comúnmente llamamos tique), deberá incluir un código QR. Este código no es un simple adorno; contiene información clave que permite a tus clientes y a la Agencia Tributaria verificar la validez de la factura.
- Registros "encadenados" y firma electrónica: Imagina que cada factura que creas está digitalmente "atada" a la anterior. Esto es lo que se conoce como encadenamiento de registros. Tu software creará una especie de cadena de bloques de tus facturas, asegurando que no se pueda eliminar o modificar una intermedia sin romper la cadena. Cada eslabón, además, estará protegido por una firma electrónica para garantizar su autenticidad.
- El "chivato" de eventos: Tu nuevo sistema de facturación guardará un registro de todas las operaciones importantes que se realicen: cuándo se enciende el programa, cuándo se apaga, si hay errores, etc. Es una caja negra que garantiza la trazabilidad completa del proceso.
Paso 3: La Decisión Clave - Elegir un Software Compatible
Aquí es donde tienes que tomar la decisión más importante. La normativa, como se explica en el artículo de la Agencia Tributaria, permite dos tipos de sistemas. Conocer la diferencia es fundamental:
- Opción A: Sistema "Verifactu" (La vía automática)Este tipo de software no solo cumple con todos los requisitos de integridad y seguridad, sino que además remite de forma voluntaria, automática y segura todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria prácticamente en tiempo real.
- Ventaja: Te olvidas. Es la opción "instalar y cumplir". Una vez configurado, el sistema trabaja por ti, asegurando el cumplimiento continuo y facilitando futuras declaraciones de impuestos. Es la vía que más seguridad jurídica aporta.
- Opción B: Software con Declaración Responsable (La vía manual)Este software también garantiza la integridad y seguridad de los registros (con el QR, el encadenado, etc.), pero NO envía los datos automáticamente a Hacienda. Guarda toda la información de forma segura para que tú, como empresario, puedas enviarla cuando la Administración te la requiera. El fabricante del software emite una "declaración responsable" asegurando que el programa cumple la ley.
- Ventaja: Podrías tener un mayor control sobre cuándo se envían los datos (siempre dentro de los plazos y requerimientos legales). Sin embargo, la responsabilidad del envío recae sobre ti.
CaracterísticaSistema "Verifactu"Sistema con Declaración ResponsableEnvío a la AEATAutomático e inmediatoNo. El empresario envía los datos si se los piden.Carga de trabajoMenor. "Configurar y olvidar".Mayor. Requiere gestión activa y estar pendiente.Tranquilidad fiscalMáxima. Cumplimiento asegurado.Alta, pero la responsabilidad final del envío es tuya.
Checklist Final: ¿Estoy listo para Verifactu?
Usa esta lista para asegurarte de que no se te olvida nada.
Cumplir con Verifactu es una obligación, sí, pero también una oportunidad para modernizar la gestión de tu empresa. Afrontarlo con información y un plan claro es la mejor manera de convertir un requisito legal en una mejora real para tu negocio.
